En el medio de la construcción existe una infinidad de formas de presentar una propuesta económica hacia los clientes. Sin embargo existe un método estandarizado para garantizar tanto los intereses de los clientes como de los proveedores en términos de claridad y transparencia.
Nota: (Tambien te puede interesar: Garantía de inmuebles, Inspección de inmuebles)
A continuación se procederá a exponer cada una de las partes que debe tener una cotización y adicional a lo anterior se mostrará el formato de cotización de HomeIng Cali para ilustrar la información aquí presentada.
Información General
Toda cotización debe tener el nombre de la empresa que genera la cotización, incluyendo información de contacto, dirección de facturación y logo. Adicional a lo anterior debe tener una descripción general de la actividad, el nombre del cliente, el nombre de la obra o la dirección donde se ejecutará el trabajo y una numeración única que permitirá generar trazabilidad para la cotización.
Al final de la cotización ésta deberá ir firmada y aclarar la duración o vigencia de la propuesta económica, esto teniendo en cuenta que la construcción pertenece a un mercado dinámico y los precios pueden variar a través del tiempo.
En la cotización también debe estar especificado si se requiere anticipo y a que porcentaje corresponde. Es importante mencionar que para garantizar los intereses de las partes, el anticipo deberá amortizarse a medida que se realizan los pagos en el caso de utilizar actas o planillas parciales.
Ítem
Cada una de las actividades a ejecutar deben estar numeradas y tener una descripción completa. Se debe especificar si la actividad corresponde a mano de obra o incluye los materiales necesarios. En este punto debe estar claro para ambas partes de que se trata cada una de las actividades.
Un ejemplo de descripción puede ser: Pintura de muros a tres manos a todo costo.
Unidad
Cada actividad deberá especificar la unidad de medida relacionada con la descripción, esto permite hacer seguimiento de avance de obra y otorga un método de verificación de cumplimiento de contrato. Generalmente se especifica la abreviación de la unidad de medida, algunos ejemplos son: m2 (metro cuadrado), ml (metro lineal), und (unidad), m3 (metro cúbico), glb (global), kg (kilogramo), hr (hora), etc.
En el mercado colombiano por ejemplo para el item del ejemplo anterior se utilizaría el m2 para superficies con un ancho mayor a 50 cm y ml para superficies con un ancho inferior a dicha cifra
Cantidad
La cantidad corresponde a la medición real correspondiente a la actividad a ejecutar y es fundamental para garantizar la ausencia de sobre-costos para los clientes. En caso de no tener una cantidad clara se debe tener especial atención al valor unitario para garantizar una propuesta justa.
En general en construcción se realiza el pago de las actividades periódicamente y a medida que se ejecuta la misma a través de lo que se conoce como planillas, por lo tanto la cantidad se vuelve fundamental para el seguimiento de cronogramas y presupuestos de obra.
Valor unitario
El valor unitario corresponde al costo directo del Item de acuerdo a la descripción y la unidad de medida. Para el ejemplo del presente artículo dicho valor implica el costo material, el costo de la mano de obra y el costo de la herramienta necesaria para ejecutar 1 m2 de pintura de muro a 3 manos.
El desarrollo de dicho precio varía entre compañías y depende de los rendimientos y costos asociados a las negociaciones propias de cada proveedor. Dicho desarrollo se llama APU (Análisis de precios unitarios) y puede ser solicitado por el cliente.
Valor total
Producto de multiplicar el valor unitario por la cantidad, el costo directo de la cotización corresponde a la suma de cada uno de los valores total por ítem.
AIU
El AIU es una abreviación de las palabras Administración, imprevistos y utilidad. Cada uno de estos ítem corresponde a un porcentaje del total del valor del contrato y continuación se procederá a exponer cada ítem junto con su justificación:
Administración
Los costos de administración se relacionan a los costos indirectos administrativos del proyecto. Aquí se tiene en cuenta costos de supervisión, trámites, mensajería, papelería entre otros, que son necesarios para la ejecución de la actividad. El porcentaje generalmente varía entre el 5% y el 15% y el cliente puede solicitar que dicho porcentaje sea desagregado y justificado.
Si bien se recomienda siempre tener en cuenta este porcentaje, muchos proveedores deciden no colocarlo por simplificar trámites contables. Sin embargo dicho costo será necesariamente asumido por el valor unitario de cada ítem así que se debe tener cuidado para garantizar la transparencia de la cotización.
Imprevistos
Los imprevistos funcionan para asumir los factores imprevisibles de la actividad de construcción, como lo puede ser el comportamiento del clima, los cambios súbitos en los precios del mercado, la disponibilidad de mano de obra, dificultades por transporte de materiales etc. Normalmente el mercado lo maneja en un 5% y puede ser opcional. Sin embargo se debe tener en cuenta que un contrato sin este porcentaje puede resultar en sobre-costos justificables por parte de proveedor.
Utilidad
Corresponde a la ganancia esperada por el proveedor por la ejecución de las actividades relacionadas en la cotización. Generalmente oscila entre el 5% y el 10%, sin embargo se puede incrementar en el caso de trabajos que requieran mano de obra o equipo altamente especializado.
IVA
Todo contrato de construcción con una empresa responsable debe tener discriminado el IVA el cual corresponde al 19% según el estatuto tributario. Sin embargo la ley permite aplicar el IVA únicamente a la utilidad de la cotización debido a que se asume que todo lo demás corresponde a los costos necesarios para llevar a cabo la actividad y no generan beneficio directo para el proveedor.
Algunos proveedores prefieren trabajar con el IVA pleno sobre el total del contrato, en estos casos por lo general el AIU está integrado al valor unitario sin embargo dichas propuestas suelen ser más costosas
Valor total
Corresponde a la suma del Costo directo + AIU+ IVA
A continuación se procederá a mostrar un ejemplo de formato de cotización de HomeIng Cali para ser usado como referencia (La propuesta expuesta no corresponde a valores reales y su único objetivo es demostrar los campos requeridos en una cotización):
